Manual do Usuário
Compras Digital RM
O Compras Digital é um produto com a solução de software projetada para otimizar e simplificar todo o ciclo de compras de uma empresa, desde a requisição até a entrada da nota fiscal. Seu objetivo é aumentar a eficiência, o controle e a visibilidade das operações de suprimentos.
Principais Funcionalidades:
· Solicitação de Compras: Gerenciamento completo de requisições, incluindo criação, acompanhamento de status e inclusão de novos pedidos com dados essenciais (empresa, filial, tipo de movimento).
· Cotação: Ferramenta para gestão de processos de cotação.
·Aprovação de Ordem de Compra: Fluxo de aprovação para ordens de compra.
· Entrada de Nota Fiscal: Registro e controle de notas fiscais de compra.
· Configurações: Personalização do sistema conforme as necessidades da empresa.
Benefícios:
O Compras Digital reduz a burocracia, minimiza erros e acelera o processo de aquisição, resultando em maior produtividade e conformidade. É uma ferramenta estratégica para modernizar a gestão de compras, proporcionando agilidade, controle e eficiência operacional.
Painel Inicial:
Cadastro de Produto:Funcionalidade dedicada ao registro e gerenciamento detalhado de todos os produtos e serviços que podem ser adquiridos pela empresa. Inclui informações como códigos, descrições, unidades de medida, categorias, fornecedores preferenciais e outras especificações relevantes para o processo de compra.
Solicitação de compras:Módulo que permite aos usuários internos (requisitantes) formalizar suas necessidades de compra. Abrange a criação de requisições, a especificação de itens, quantidades, centros de custo e datas de necessidade, além do acompanhamento do status de cada solicitação, desde a criação até a aprovação ou recusa.
Cotações: Ferramenta para a gestão do processo de cotação junto aos fornecedores. Permite o envio de solicitações de cotação para múltiplos fornecedores, o recebimento e a comparação de propostas, facilitando a escolha da melhor oferta com base em preço, prazo, qualidade e outras condições comerciais.
Pedidos de compras:Funcionalidade para a emissão e o controle de pedidos de compra formalizados com os fornecedores. Após a aprovação da cotação, este módulo gera o pedido, que detalha os itens, quantidades, valores, condições de pagamento e entrega, servindo como documento legal da transação.
Notas Fiscais: Módulo responsável pelo registro e gestão das notas fiscais de entrada relacionadas às compras realizadas. Permite a conferência dos dados da nota fiscal com o pedido de compra, o lançamento para fins contábeis e fiscais, e o acompanhamento do status de pagamento.
Parâmetros: Seção de configuração do sistema que permite definir regras, permissões, fluxos de aprovação, tipos de movimento, centros de custo, e outras configurações personalizadas que governam o comportamento do COMPRAS DIGITAL, adaptando-o às políticas e processos específicos da organização.
Solicitação de compras
Funcionalidade dedicada aSolicitações de compras, onde será possívela criação de SCse visualização de solicitações de compras realizadas, aprovadas, recusadas e com erro
Cabeçalho:
Ao clicar na lupa lateral “em azul” aparecera as informações pertinentes ao preenchimento
vindas do RM.
Empresa: razão social da empresa
Filial: da empresa em questão
Tipo de movimento:opções liberadas conforme disponibilidade da empresa
Local de estoque:opções de localidade conforme disponibilidade da empresa
Centro de custo: opções liberadas conforme disponibilidade da empresa
Para consulta de solicitações existem 3 botões filtros base, localizado no canto
superior direito, “aprovados”, “pendentes” e “cancelados”, onde ao clicar, irá
aparecer as SC’s com as respectivas classificações
Itens:
Ao clicar no botão “Adicionar Item” irá abrir uma nova janela, onde deverá ser preenchidas as informações pertinentes a criação da solicitação de compras, na quantidade de vezes que forem necessárias, conforme imagem abaixo
Ao clicar no ícone de “lupa” em “azul” irá abrir uma nova janela onde as informações apresentadas serão consultadas no RM, onde também, com a finalidade de otimizar o tempo de busca/pesquisa existe uma opção de “Pesquisar” um produto em específico dentro dessa base de dados
No campo “Endereço de entrega” é necessário preencher um endereço para que seja formalizado a “localidade” do item/sc em questão.
Os campos de “Anexos” e “Observações” ambos os pontos são opcionais.
Ao final do preenchido clicar em “Criar Solicitação de Compra” e confirmar em “sim”
Nesse momento o compra digital irá pegar todas essas informações preenchidas e vai criar uma solicitação de aprovação dentro do Fluig, aprovação essa que o aprovador deverá acessar através da central de tarefas no Fluig pelo caminho:
Menu lateral > central de tarefas >tarefas a concluir >identifica e acessa a solicitação em questão >Enviar > próxima atividade: aprovar, recursar ou solicitar ajuste
Cotação
Funcionalidade dedicada a realização de cotações por parte do comprador.
Ao ir ao canto superior direito em “incluir”, a funcionalidade irá se dividir em 4 etapas, selecionar itens, selecionar fornecedores, informações gerais e confirmação.
Onde na 1° etapa deverá ser preenchido os dados da empresa correspondente a cotação e a data de criação, onde é o filtro dedicado a criações de SC recentes, onde será exibido logo abaixo com as informações do solicitante, data realizada, IdFluig, sequencial, identificador, código etc.
Adicionar itens:
Selecionando os itens e indo no botão de “próximo” você irá para a 2° etapa do processo
Fornecedores:
Nessa 2° etapa irá exibir 2 botões, “Fornecedores sugeridos” e “fornecedores”, em fornecedores irá abrir um modal onde será exibido uma lista vinda do RM de todos os fornecedores cadastrados.
Em “fornecedores sugeridos”, ao clicar nele ele irá buscar o histórico de fornecedores que forneceram esses itens em questão anteriormente.
Importante lembrar que, o fornecedor só poderá ser selecionado se ele tiver um e-mail valido cadastrado, para que ele consiga receber a página publica da cotação e respondê-la.
Cotação manual: é o modulo usado em casos de fornecedores que não vão responder a cotação por e-mail, nesse caso, clicando em “cotação manual” o comprador representará o fornecedor preenchendo os valores e prazos acordados entre si
Clicando em “próximo” você irá para a 3° etapa do processo.
Informações gerais:
Etapa onde deve ser preenchido os detalhes fundamentais para o envio de orçamento ao fornecedor. Clicando em “próximo” você irá para a 4° etapa do processo
Resumo da cotação:
Etapa com finalidade de apresentar um resumo de toda a cotação realizada, a fim de verificar se todas as informações preenchidas estão corretas, ao final da página irá aparecer um botão “criar cotação” onde a cotação será criada e o fornecedor irá recebê-la através do e-mail e fazer o devido preenchimento para, ao final do processo o comprador visualizar o fornecedor que tem o menor valor total indicado pelo sistema, através do preenchimento dos fornecedores.
Ao consultar uma cotação especifica, clicando no número da Solicitação você será direcionado a central de tarefas, com uma tarefa de “equalização e escolha de vencedor” onde, como comprador você irá gerar um pedido de compras e escolher o fornecedor vencedor
Pedido de compra
Funcionalidade dedicada a verificação, visualização e acompanhamento de status das ordens de compras emitidas, com os campos devidamente preenchidos, a ordem de compra em questão aparecerá no espaço inferior da tela, conforme imagem
O Aprovador receberá um alerta via e-mail para acessar a central de tarefas e aprovar esse pedido de compras, através do caminho: Menu lateral > central de tarefas > tarefas a concluir >identifica e acessa a solicitação em questão >Ação: aprovar ou reprovar>enviar. Após isso o pedido de compras estará aprovado.
Notas fiscais
Funcionalidade dedicada a entrada de notas fiscais, onde deverá ser preenchida as informações pertinentes, realizar o input do arquivo da NF e clicar no botão de “iniciar fluxo de entrada” e confirmar.
Após confirmar a solicitação, será gerado um número de ID. Acesse a consulta de solicitações, localize a sua com status “Em recebimento” e clique no ID Fluig. Você será direcionado à tarefa “Receber nota fiscal”, onde deve preencher o local de recebimento, espécie, marcar “Receber: Sim”, inserir os valores e clicar em “Enviar”.
O próximo passo é ir para a atividade de “classificação fiscal, onde preencherá as informações de “natureza”, “percentual” e “valor”, “tess” e “confis”. Após isso o processo estará finalizado
